Bonnes pratiques de gestion des courriels
Certains des trucs sont mentionnés dans les remèdes pour soigner la Courrielite.Établir une politique corporative de courriels (Netiquette)
- bonnes pratiques de communication par courriel
- sécurité et confidentialité
- archivage de la boite aux lettres (Mailbox)
- espaces partagés pour les documents (répertoires partagés, intranet, bases de données Notes, SharePoint)
- formation pour maîtriser les fonctionnalités du logiciel de messagerie.
Bonnes pratiques de gestion des courriels
- utiliser le courriel quand il est le moyen de communication approprié
- ne pas oublier que le courriel ne remplace pas le téléphone ni les rencontres
- avoir une méthode de gestion de ses courriels : par période ou en continu selon son travail
- penser et noter ses priorités avant de lire ses courriels
- utiliser le gestionnaire d'absence et préciser avec qui communiquer pendant votre absence.
Gestion de sa boite de réception
- ne pas lire ses courriels chaque fois qu'ils entrent dans la boite de réception
- désactiver l'indicateur sonore des nouveaux messages entrants
- désactiver l'écran de prévisualisation des messages entrants, s'il vous dérange
- utiliser la méthode TTC (Toucher, Traiter, Classer) pour gérer votre boite de réception
- détruire rapidement les messages inutiles et les pourriels. Ne pas les laisser s'accumuler
- établir une règle pour envoyer automatique les messages dans des dossiers : par personne, sujet, newsletters...
- utiliser des couleurs pour distinguer les messages venant de certaines personnes (ex. son supérieur)
- ne pas laisser les messages lus encombrer sa boite de réception
- faire le ménage de ses courriels chaque jour. Surtout ne pas les laisser s'accumuler
- se désabonner des bulletins, journaux en ligne qu'on ne lit pas.
- demander à ses collègues de ne pas être mis en Cc inutilement
- s'entendre avec ses collègues sur des délais "raisonnables" de réponse aux courriels
- envoyer automatiquement les messages indésirables à la poubelle
- ne pas répondre aux chaînes de lettres
- vider la poubelle régulièrement surtout si des messages ont des pièces attachées.
Gestion d'envoi des messages
- ne pas mettre les autres en Cc inutilement
- demander à ce que l'objet des messages soient précis
- écrire des Objets/Sujets de message précis
- écrire des messages précis et concis
- mettre l'information la plus importante en haut du message
- limiter les documents attachés volumineux
- si le sujet est sensible, demander l'opinion sur le message que vous comptez envoyer
- éviter de répondre à la réponse d'une réponse (ping pong de courriels)
- éviter les "Réponse à tous"
- créer des listes de distribution restreintes
- limiter les confirmations de lecture
- utiliser la priorité "Haute" uniquement pour les priorités vraiment hautes
- utiliser le correcteur automatique d'orthographe
- utiliser des abréviations connues de vos interlocuteurs
- relire ou faire valider son message avant de l'envoyer
- éviter d'utiliser intempestivement les majuscules
- joindre sa signature en bas des messages (éviter les papiers à lettre trop colorés)
- faire expirer ses messages pour des informations périmées après une certaine date (Outlook)
- faire un brouillon et expédier le message après l'avoir complété et non en 3 messages séparés
- créer des modèles pour les messages répétitifs
- utiliser les boutons de vote quand on veut avoir l'opinon de plusieurs personnes (Outlook)
Recherche des messages et archivage
- créer une structure de dossiers simple pour retrouver rapidement ses messages
- utiliser la même structure dans Mes documents
- numéroter les dossiers 01; 02; 03
- indiquer la date des dossiers de manière uniforme 2008-09-10
- ajouter les dossiers actifs dans la personnalisation d'Outlook Aujourd'hui
- utiliser les fonctions de recherche et de recherche avancée
- créer des dossiers de recherche (Outlook)
- créer des dossiers favoris pour les dossiers en cours (Outlook)
- archiver périodiquement selon la politique de l'entreprise
- exporter/importer ses données au besoin.
