Exemples de Trucs & Astuces pour soigner
les maladies de la gestion du temps
Tempsdinite Lifophilie
Chronophagie
Ouïte
Courrielite
Réunionite
Tempsdinite
- noter toutes ses choses à faire- centraliser ses tâches, notes, contacts dans Outlook, Lotus Notes ou GroupWise
- avoir toujours de quoi écrire sur soi : calepin ou BlackBerry, Palm
- noter au fur et à mesure que les idées viennent à l'esprit
- retranscrire ses messages vocaux
- décomposer les tâches en sous-tâches
- tenir compte des temps de déplacement, de préparation
- faire clarifier les demandes : bien livrable, échéance, informations utiles
- utiliser des "check lists" pour ne rien oublier
- établir un plan d'action par projet
- garder une marge de sécurité dans l'évaluation de la durée des tâches
- tenir compte de la compétence de la personne qui va exécuter la tâche
- consulter des historiques
- comparer avec des projets similaires
- demander l'avis de personnes expérimentées
- demander à recevoir les tâches par assignation de tâche et non par un simple courriel
- activer la périodicité pour les tâches récurrentes : semaine, mois...
- prendre le temps d'apprendre et d'explorer les fonctionnalités d'Outlook, Lotus Notes, GroupWise qui vous feront économiser du temps
Haut de la page
Lifophilie
- prendre 15 à 30 minutes en fin de journée pour faire un bilan de la journée et noter les choses à faire du lendemain- se bloquer 15 minutes en début de journée pour établir ses priorités
- établir une règles d'équipe de périodes sans réunions pour pouvoir planifier
- planifier dans l'action : je pense à une chose à faire, je l'ajoute à mes tâches
- bloquer du temps dans son calendrier pour accomplir ses priorités
- commencer par les priorités et non les mille et une petites choses
- réserver du temps suffisamment à l'avance pour éviter d'être à la dernière minute
- faire une revue en cours de journée de l'avancement de ses tâches
- cocher au fur et à mesure les tâches accomplies
- tenir comptes de ses bonnes périodes de concentration pour travailler sur les tâches importantes
- questionner l'urgence relative des demandes : est-ce que cela peut attendre ?
- noter dans ses tâches/calendrier les tâches des projets à moyen-long terme
- prendre l'habitude de terminer ce qu'on commence
- limiter le nombre de dossiers à mener en parallèle (qui trop embrasse, mal étreint)
- décider si on préfère faire les tâches déplaisante au début ou à la fin
- se récompenser quand on a accompli une tâches importante
- noter dans son calendrier, avec une périodicité, un comportement que l'on veut améliorer ou changer
Haut de la page
Chronophagie
- ne pas se laisser distraire par les courriels entrants (voir la Courrielite)- utiliser la fonction de renvoi d'appels pendant ses périodes de concentration
- enregistrer des messages personnalisés
- utiliser le renvoi automatique dans sa boite vocale
- faire savoir à ses collègues quand on est disponible ou non
- utiliser le statut de disponibilité dans Outlook, Lotus Notes ou GroupWise
- vérifier la disponibilité de ses collègues avant de déranger ou de convoquer une réunion
- demander à son supérieur d'avoir des rencontres périodiques et non au coup par coup
- fermer sa porte quand on veut se concentrer
- mettre un écran visuel si l'on a un bureau à aire ouverte
- aller travailler dans un bureau libre pour se concentrer
- demander à pouvoir faire du télétravail au besoin
- établir des règles d'équipe pour mieux travailler ensemble.
Haut de la page
Ouïte
- montrer à son interlocuteur le volume de travail que sa demande nécessite- proposer une date ou une heure d'échéance plus réaliste
- proposer un résultat partiel si l'échéance est trop serrée
- informer avec le sourire que vous devez servir plusieurs clients
- proposer des options et demander à l'interlocuteur de choisir celle qui lui convient de mieux
- dire "non" avec le sourire en expliquant pourquoi (je vous comprends , mais je ne peux le faire maintenant parce que...)
- demander de l'aide ou obtenir la collaboration de ses collègues
- déléguer la tâche à l'interne ou à l'externe, si c'est possible
- se garder du temps pour soi et le planifier dans son calendrier.
Haut de la page
Courrielite
- ne pas regarder tout de suite ses courriels entrants- désactiver l'indicateur sonore des nouveaux messages entrants
- désactiver l'écran de prévisualisation des messages entrants si cela vous distrait de la tâche en cours
- avoir des périodes dans la journée pour gérer ses courriels
- quand on touche un message, on le traite et on le classe ou on le détruit
- ne pas mettre les autres en Cc ou en Cci inutilement
- éviter les "réponses à tous"
- limiter le nombre de personnes des listes de distribution
- demander à ce que l'objet des messages soient précis
- écrire des messages précis et concis
- limiter les pièces attachées volumineuses
- ne pas laisser les messages lus encombrer sa boite de réception
- se faire retirer des messages Cc inutiles, de listes de distribution, d'abonnement à des bulletins qu'on ne lit pas
- faire le ménage de ses courriels chaque jour. Surtout ne pas les laisser s'accumuler.
Il y a de nombreux conseils dans la section Gestion des courriels réservée aux participants de nos sessions de formation.
Haut de la page
Réunionite
- demander d'être convoqué à l'avance- demander à recevoir à l'avance l'ordre du jour
- proposer des horaires de réunion qui conviennent le mieux
- valider si votre présence est vraiment utile
- proposer de participer seulement aux sujets qui vous concerne
- vous faire représenter par un membre de l'équipe, si possible
- préciser quelle est votre heure limite si la réunion s'éternise
- ramener gentiment les personnes à l'ordre du jour prévu
- utiliser Outlook, Lotus Notes ou GroupWise pour convoquer les réunions
- lors de la réunion, noter les choses à faire, suivis
- proposer une formation sur la gestion efficace des réunions.
Haut de la page
