Mai-juin 2010 - Visualiser sa charge de travail : conseils et application dans Outlook, Lotus Notes, GroupWise
Combien de centaines de fois au cours de mes séminaires et conférences, ai-je entendu les participants se plaindre d’être surchargés de travail.« Ouvrez votre calendrier Outlook, Lotus Notes, GroupWise ou papier et répondez à la question suivante.
Quel pourcentage de votre vraie charge de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle est inscrit dans votre calendrier et votre liste de tâches ? » 20 %, 50 % ?
Cela veut-il dire qu’on doit inscrire dans son agenda tout ce que l’on fait quotidiennement ? Non pas nécessairement, mais tout ce qui ne doit pas être oublié et exécuté à certaines dates ou heures.
Informations qu’on devrait retrouver dans votre calendrier :
. réunions, rendez-vous, sessions de formation, congrès auxquels vous participez, congés
. activités périodiques quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, annuelles
. temps réservé pour exécuter les tâches qui exigent du temps de concentration
. temps réservé pour planifier et faire le bilan de ses journées, semaines, mois, années (cela prend moins de temps que vous le pensez)
. suivis à faire à des dates et heures précises
. dates buttoir à respecter impérativement (livrables)
. évènements, dates à ne pas oublier : colloques auxquels vous aimeriez participer, dates d’anniversaires, non disponibilité de collaborateurs clés (indiqués en journée entière avec disponibilité : libre)
. rendez-vous et activités personnelles (cochées : Privé)
. en utilisant les couleurs disponibles (Outlook 2003-2007-2010 Lotus Notes et GroupWise) pour distinguer en un coup d’œil des types d’activités dans votre agenda.
Informations qu’on devrait retrouver dans vos tâches :
. les courriels convertis en tâche (ou avec un drapeau de suivi) qui n’ont pas été déplacés dans le calendrier lorsque ce courriel est une demande de tâche
. les tâches ponctuelles, courtes, qui ne nécessitent pas une réservation de temps dans le calendrier
. toutes les tâches des projets en cours, centralisées dans le dossier Tâches pour faciliter le suivi; les post-mortem; l’affectation aux personnes impliquées dans l’exécution; la mise en forme de modèles de planification et de suivis de projets.
