Mars-avril 2010 - Savoir prioriser ses tâches et projets
Comment identifier ses vraies priorités parmi les tâches quotidiennes, les demandes des autres, les imprévus et les urgences ?Comment rester concentré sur ses priorités, tel un capitaine de navire qui garde son cap dans la tempête ?
Prioriser veut dire 2 choses :
1- Classer ses tâches, projets, dossiers, demandes en ordre de : importance, urgences, chronologie d’exécution…
2- Faire des choix parmi toutes les choses à faire car il y n’y a pas assez de ressources disponibles : temps, budget, personnes disponibles, compétences requises, équipements nécessaires.
Question à se poser pour définir le degré d’urgence :
. quelle est l’échéance à rencontrer (date de livraison) ?
. est-elle négociable ?
. quelle charge de travail cela représente-t-il (durées des tâches) ?
. quelles ressources faut-il mobiliser et quand sont-elles disponibles (délais à prévoir) ?
. quelle est votre disponibilité réelle compte-tenu de votre charge de travail actuelle ?
. quelle marge de sécurité faut-il se garder pour les imprévus et urgences ?
Question à se poser pour définir le degré d’importance :
. qui est le demandeur ?
. est-ce vraiment essentiel, nécessaire, doit être fait ?
. Quelle sont les conséquences, impacts de ne pas le faire ?
. quelles est la contribution à l’atteinte des objectifs de la semaine, du mois, du trimestre… ?
. Quelle est la valeur ajoutée ?
Quelles options peut-on offrir au demandeur si les ressources sont insuffisantes :
. je peux vous livrer un résultat partiel à l’échéance demandée
. je peux vous livrer le résultat souhaité mais à une échéance ultérieure
. je peux vous livrer le résulat souhaité à l’échéance demandée si je peux obtenir de l’aide ou qu’on puisse envoyer le travail à l’extérieur (donc avec un coût supplémentaire)
. quelle option préférez-vous ?
