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Nouveautés Outlook 2007

Gestion du temps et des informations Le Courrier - Affichage - Nouvelle interface - Joindre un lien hypertexte - Indicateur de suivi amélioré - Retrait d’un membre d’un groupe - Aperçu des pièces jointes - Rappel de messages - Catégories de couleurs Les Contacts - Affichage - Nouveau contact - Communiquer avec vos contacts La nouvelle interface Outlook 2007 - Volet de navigation - Volet central - Barre des tâches
	Le Calendrier - Affichage - Nouveau rendez-vous - Convocation à une réunion - Superposition des calendriers - Suivi des tâches dans le Calendrier - Barre des tâches et Volet de navigation - Envoi du calendrier par courriel - Partage du calendrier Les Tâches - Affichage - Tâches et Liste des tâches

GESTION DU TEMPS ET DES INFORMATIONS
Microsoft Office Outlook 2007 est un gestionnaire d’informations et de calendrier complet. Avec Office Outlook 2007 vous contrôlez votre temps et définissez des priorités, ce qui vous permet de vous concentrer sur les tâches les plus importantes. Pour vous aider à gérer votre temps et vos informations, Outlook 2007 offre de nombreuses fonctionnalités, de la Recherche instantanée à l’intégration des tâches dans le calendrier. Ces fonctionnalités vous permettent de trouver, gérer, classer et utiliser les nombreuses informations que vous recevez chaque jour. Ce document vous présente les nouvelles fonctionnalités ou celles qui ont été améliorées.

LA NOUVELLE INTERFACE OUTLOOK 2007
Notez que l’écran principal d’Outlook 2007 ne possède pas la nouvelle interface (avec le ruban) que la plupart des logiciels de la suite Office 2007 proposent.

VOLET DE NAVIGATION

Le volet de navigation peut être réduit pour économiser de l’espace. Lorsque l’on clique sur le bouton Réduire le volet de navigation, il ne reste plus qu’une barre sur le côté gauche de la fenêtre.
Un clic sur le même bouton développe le volet de navigation.

Personnaliser le volet
Il y a trois personnalisations possibles dans le volet de navigation : BOUTONS À AFFICHER

On peut décider quels boutons seront affichés dans le bas du volet de navigation :

1. Cliquer avec le bouton droit de la souris sur un des boutons.
2. Choisir la commande Options du volet de navigation.

3. Cocher les boutons à afficher et décocher les boutons à masquer et cliquer sur OK.

VOLET AFFICHAGE ACTUEL

Il est possible de faire afficher, dans le volet de navigation, le volet Affichage actuel. Ce volet permet de modifier le style d’affichage du courrier :
1. Ouvrir le menu Affichage » Volet de navigation
2. Cocher l’option Volet Affichage actuel

DOSSIER FAVORIS On peut finalement ajouter, dans le volet de navigation, le volet Dossiers Favoris, qui permet d’ajouter des raccourcis vers les différents dossiers de notre boîte de courrier, tels que la boîte de réception, le dossier Éléments envoyés, etc. :

1. Ouvrir le menu Affichage » Volet de navigation.
2. Choisir l’option Dossiers Favoris.

Le volet Dossiers Favoris s’affiche dans le haut du volet de navigation.

Pour ajouter des dossiers de courriers aux dossiers favoris, cliquer avec le bouton droit de la souris sur le dossier, puis choisir l’option Ajouter à Dossiers Favoris.

VOLET CENTRAL

Volet de lecture
Il est possible d’afficher le Volet de lecture, qui présente le contenu du courriel, sans avoir à l’ouvrir dans une autre fenêtre. Il peut s’afficher à droite, ou en bas. Pour l’afficher :

1. Ouvrir le menu Affichage » Volet de lecture.
2. Choisir l’option À droite ou En bas.
3. Pour masquer le volet, choisir l’option Inactif.

Outil Recherche instantanée
Cet outil permet un accès rapide à l’information dans le courrier, le calendrier, les contacts et les tâches. Une nouvelle boîte de recherche est affichée en haut du volet Boîte de réception. Un clic dans cette boîte de recherche change sa couleur; cela indique qu’elle est sélectionnée.

Avant même que le texte de recherche soit complètement tapé, Outlook affiche les résultats. Les mots recherchés sont surlignés en jaune dans les résultats de recherche.

Il est possible d’ajouter des critères de recherche pour trouver un élément précis encore plus rapidement.
1. Cliquer sur le bouton Développer le générateur de requête.
2. Cliquer sur le bouton Ajouter des critères.
3. Choisir un critère pour l’ajouter à ceux présents.
4. Remplir les champs pour lancer la recherche.

Pour supprimer un champ de critère, cliquer dessus et ensuite choisir la commande Supprimer.

BARRE DES TÂCHES

Personnaliser la barre
Pour personnaliser la barre des tâches, cliquer avec le bouton droit de la souris dans l’en-tête Barre des tâches et choisir Option.

La fenêtre Options de la barre des tâches s’affiche.

Il y a trois personnalisations possibles :

NAVIGATEUR DE DATES

Le navigateur de dates se présente sous la forme d’un calendrier dans le haut de la barre des tâches. Il permet l’accès rapide au calendrier en cliquant sur une journée.

Cocher la case Afficher le navigateur de dates pour l’afficher.

Pour afficher plusieurs mois en même temps, indiquer le nombre de mois dans la case Nombre de lignes de mois.

RENDEZ-VOUS

Il est possible d’afficher nos prochains rendez-vous dans la barre des tâches, sous le navigateur de date.

Pour afficher les rendez-vous, cocher la case Afficher les rendez-vous.

Inscrire le nombre de prochains rendez-vous à afficher dans la case Nombre de rendez-vous.

TÂCHES

Finalement, il est possible d’afficher les tâches dans le bas de la barre des tâches.

Pour les afficher, cocher la case Afficher la liste des tâches.

LE COURRIER

AFFICHAGE

Type d’affichage

Il y a plusieurs types d’affichage disponibles pour vos courriers. Pour modifier le type d’affichage :

1. Ouvrir la liste déroulante Affichage actuel.

2. Sélectionner l’affichage désiré.

Groupements

Il est possible de trier les messages reçus, selon le champ désiré, en cliquant dans l’en-tête du champ. Lorsque les courriels sont triés, il est possible de les grouper.

Pour grouper les courriels, ouvrir le menu Affichage » Réorganiser par » Afficher dans des groupes.

Par exemple, on peut trier les courriels reçus par date, et regrouper tous les courriels reçus dans la journée, la veille, la semaine dernière, etc.

NOUVELLE INTERFACE

Cette fenêtre possède la nouvelle interface Office 2007. Vous retrouverez dans le ruban, les onglets Message, Insertion, Options et Format du texte. Pour chacun des onglets, vous retrouverez les fonctions groupées par groupe de fonction.

JOINDRE UN LIEN HYPERTEXTE

Lorsque vous désirez envoyer un document par courriel à un collègue de travail, vous pouvez envoyer un lien hypertexte vers ce document. De cette façon, vous ne créez pas des copies inutiles du document, et vous évitez de surcharger la boîte aux lettres de vos collègues.

Pour joindre un lien hypertexte :

1. Dans la fenêtre de nouveau message » onglet Insertion » groupe Liens » Lien hypertexte

.

2. Cliquer sur le bouton Rechercher les fichiers

3. Sélectionner le fichier à joindre, puis cliquer sur Ouvrir.
4. Cliquer sur OK.
5. Le lien est ajouté au courriel.

INDICATEUR DE SUIVI AMÉLIORÉ

Au moment de l’envoi d’un courriel, il est maintenant possible d’ajouter un indicateur de suivi au message.

1. Dans la boîte de réception, cliquer sur le bouton Nouveau.
2. Dans le nouveau message, onglet Message » groupe Inclure » bouton Assurer un suivi.
3. Choisir la date d’échéance de la tâche à accomplir.
4. Remplir les champs nécessaires et envoyer le
message.

Comme dans les versions précédentes, il est possible de personnaliser l’indicateur avec l’option Personnalisé..., Ajouter un rappel... ou Marquer les destinataires...

La boîte de dialogue Personnalisé permet alors d’ajouter un indicateur pour soi-même ou pour le destinataire.

RETRAIT D’UN MEMBRE D’UN GROUPE

Avec Outlook 2007, on peut maintenant retirer un ou des membres d’un groupe le temps d’un message.

1. Ajouter le groupe à la liste des destinataires du message.
2. Cliquer sur + à la gauche du groupe pour développer la liste.

3. Un message d’avertissement s’affiche. Cliquer sur OK.
4. Outlook remplace la liste avec ses membres. Vous pouvez alors supprimer les noms des personnes ne devant pas recevoir votre message.

APERÇU DES PIÈCES JOINTES

Outlook 2007 permet de visualiser une pièce jointe avec un simple clic. Il n’est maintenant plus nécessaire de double-cliquer sur une pièce jointe et d’attendre qu’elle ouvre dans son logiciel.

Pour visualiser une pièce jointe sans l’ouvrir, cliquez dessus, et elle s’affichera dans le corps du message.

Note : Le message doit avoir été expédié en format HTML pour utiliser l’aperçu des pièces jointes,

RAPPEL DE MESSAGES

Avec Outlook 2007, le rappel de message a été amélioré.

Pour rappeler un message :

1. Dans le dossier Éléments envoyés, ouvrir le message à rappeler.
2. Dans le groupe de commande Actions, cliquer sur le bouton Autres actions.

3. Choisir la commande Rappeler ce message...
La boîte de dialogue Rappeler ce message s’affiche

4. Choisir l’option désirée et cliquer sur OK.

Si le destinataire n’a pas lu le message, il sera supprimé de sa boîte de réception, et vous recevrez une confirmation de la réussite de votre rappel. Si le destinataire a lu le message, vous recevrez une confirmation de l’échec de votre rappel.

Note : Pour rappeler un message, vous devez conserver une copie des courriels que vous envoyez dans Éléments envoyés.

CATÉGORIES DE COULEURS
Outlook 2007 permet d’appliquer une catégorie de couleur à tous les éléments créés à l’intérieur d’Outlook (courriels, rendez-vous, tâches, contacts). En assignant une couleur à différents éléments d’un même projet, il devient alors beaucoup plus facile de retrouver tous les courriels, rendez-vous, tâches et contacts liés à ce projet.

CATÉGORISER UN COURRIEL

1. Dans un dossier de courrier, pour le message à catégoriser, cliquer avec le bouton droit dans la colonne Catégories à côté du drapeau de suivi.
2. Choisir la couleur de catégorie.

Note : Lorsqu’on utilise une catégorie de couleur pour la première fois, Outlook offre la possibilité de la renommer, de choisir une autre couleur et d’y affecter une touche de raccourci.

L’option Définir le clic rapide… permet de spécifier quelle catégorie de couleur est à utiliser par défaut quand on clique sur la colonne Catégories.

L’option Toutes les catégories… permet de créer, de renommer et de supprimer les catégories à l’aide de la boîte de dialogue Catégories de couleurs.

CATÉGORISER UN ÉLÉMENT DU CALENDRIER OU UN CONTACT

Au moment de l’inscription d’un contact, d’un rendez-vous, d’un événement ou d’une réunion :

1. Onglet Rendez-vous ou Contact » groupe Options » bouton Classer.
2. Choisir une catégorie de couleur.

LE CALENDRIER

Le Calendrier offre aussi plusieurs nouveautés. Elles se concentrent surtout au niveau de l’affichage du Calendrier et de son intégration avec les Tâches.

AFFICHAGE

Nouvel affichage (semaine)

Le mode d’affichage Semaine du calendrier affiche par défaut la semaine de travail (5 jours). Pour avoir un affichage de la semaine complète, cliquer sur l’option Afficher la semaine entière.

Onglet accès rapide

Affichage Mensuel (Détails)

Le mode d’affichage Mensuel du calendrier offre l’affichage de plusieurs niveaux de détails de l’information.

Faible : Affiche uniquement les événements du calendrier.
Moyen : Affiche les événements et les rendez-vous. Les rendez-vous apparaissent sous la forme d’une barre pleine au niveau de l’heure à laquelle ils sont planifiés. L’heure du midi est représentée par un trait horizontal traversant la cellule
Haut : Option par défaut. Affiche les événements et les rendez-vous avec l’heure de début, l’objet et leur emplacement.

NOUVEAU RENDEZ-VOUS

Nouvelle interface

La fenêtre de nouveau rendez-vous, possède la nouvelle interface Office 2007.

Disponibilité

Pour modifier votre disponibilité au moment du rendez-vous :

1. Dans l’onglet Rendez-vous » groupe Options.
Choisir une disponibilité dans la liste déroulante Afficher comme.

Rappel
Pour ajouter un rappel à votre rendez-vous :
1. Dans l’onglet Rendez-vous » groupe Options.
2. Sélectionner un délai dans la liste déroulante Rappel.

CONVOCATION À UNE RÉUNION

Lorsque vous créez un rendez-vous, vous pouvez convoquer des participants.

1. Dans l’onglet Rendez-vous » groupe Afficher
2. Cliquer sur le bouton Planification.
3. La liste des participants s’affiche.

4. Ajouter des participants en inscrivant le nom dans la zone Liste des participants. Les disponibilités du participant s’affichent sur la droite.
5. Lorsque tous les participants sont ajoutés, revenir à l’écran principal en cliquant sur le bouton Rendez-vous du groupe Afficher.

Mise en forme du texte

Vous pouvez modifier la mise en forme du texte de votre rendez-vous :

Onglet Format du texte.

SUPERPOSITION DES CALENDRIERS
Outlook 2007 permet maintenant d’afficher plusieurs calendriers et de les superposer. Ce type d’affichage est utile pour trouver une plage horaire de disponibilité dans plusieurs calendriers.

Les calendriers à superposer peuvent être des calendriers personnels ou ceux partagés par des collègues de travail.
1. Dans l’affichage Calendrier » Volet de navigation » cocher les calendriers à ajouter à l’affichage.

2. Par défaut, les calendriers s’affichent côte à côte.
3. Cliquer sur le bouton Afficher en mode Superposition d’un onglet de calendrier.
4. Cliquer sur le même bouton pour revenir en mode Côte à cote.

SUIVI DES TÂCHES DANS LE CALENDRIER

Le dossier Calendrier offre un volet Liste des tâches quotidiennes dans ses modes d’affichage Jour et Semaine. Celle-ci comprend les tâches, les messages et contacts avec indicateur de suivi.

Pour activer ou désactiver l’affichage des tâches :

1. Dans le dossier Calendrier.
2. Menu Affichage » Liste des tâches quotidiennes.
3. Choisir en suite Normal, Réduit ou Inactif selon le besoin.

L’option Réduit n’affiche que le nombre total de tâches. CRÉER UNE TÂCHE À PARTIR DE LA LISTE DES TÂCHES QUOTIDIENNES

1. S’assurer que l’affichage de la Liste des tâches quotidiennes est à Normal.
2. Survoler la Liste des tâches pour voir apparaître Cliquez pour ajouter une tâche.
3. Cliquer et taper l’objet de la tâche et faire ensuite la touche Entrée.

Il devient alors possible de :

Modifier la tâche en l’ouvrant ou en la glissant sur un autre jour.
Affecter une catégorie.
Assurer un suivi.
Marquer comme terminée.
Supprimer.

Il est possible d’afficher les tâches soit par date d'échéance ou par date de début (recommandé).

1. Cliquer avec le bouton de droite sur la barre Afficher les tâches pour : Échéance.
2. Changer l’affichage pour Par date de début.

BARRE DES TÂCHES ET VOLET DE NAVIGATION

Dans le calendrier, lorsque la barre des tâches est affichée, elle contient un navigateur de dates.

Lorsqu’elle est réduite ou inactive, le navigateur de dates est affiché dans le volet de navigation.

ENVOI DU CALENDRIER PAR COURRIEL
Outlook 2007 offre la possibilité de partager son calendrier avec d’autres personnes d’une nouvelle façon : le courriel. Il s’agit d’un instantané de votre calendrier qui figurera dans le corps du message du destinataire.

Le destinataire ne reçoit aucune mise à jour à moins que vous ne lui retourniez un autre instantané.

1. Dans le dossier Calendrier » Volet de navigation » Envoyer un calendrier par courrier électronique.
2. Personnaliser les options de la boîte de dialogue Envoyer un calendrier par courrier électronique.

3. Spécifier quel calendrier doit être envoyé, la plage horaire et le détail des informations à fournir, et cliquer sur OK.
4. Compléter le courriel et cliquer sur Envoyer.

PARTAGE DU CALENDRIER
Outlook 2007 offre également la possibilité d’autoriser vos collègues à consulter votre calendrier.
Pour ce faire :

1. Dans le calendrier » Volet de navigation » Partager Mon calendrier...
2. Inscrire le nom de la personne que vous désirez autoriser dans le champ À puis cliquer sur Envoyer. Un message s’affiche demandant de confirmer l’autorisation.
3. Le destinataire reçoit un message lui indiquant qu’il a reçu l’autorisation d’afficher le calendrier.
4. Cliquer sur le bouton Ouvrir pour consulter le calendrier.
5. Le calendrier est maintenant disponible dans les calendriers du destinataire.

LES CONTACTS

AFFICHAGE

Il y a plusieurs modes d’affichage possible pour les contacts dans Outlook 2007. Pour modifier cet affichage :

1. Ouvrir la liste déroulante Affichage actuel.

2. Sélectionner l’affichage désiré.

NOUVEAU CONTACT

Nouvelle interface

La fenêtre de nouveau contact, contrairement à la fenêtre principale Outlook, possède la nouvelle interface Office 2007.

Vous pouvez ajouter des contacts (dont vous enregistrez certains types d'informations telles que l'adresse postale, l'adresse de messagerie, les numéros de téléphone et de télécopie et l'adresse de la page Web.) à vos Contacts Outlook 2007 en entrant toutes les informations directement dans le nouveau formulaire de contact.

COMMUNIQUER AVEC VOS CONTACTS

Avec Outlook 2007, il y a plusieurs moyens de communication possibles avec vos contacts, directement à partir de sa fiche.

ENVOYER UN COURRIEL ÉLECTRONIQUE

1. Dans la fiche du contact » onglet Contact » groupe Communiquer.
2. Cliquer sur le bouton Courrier électronique.
3. Un nouveau courriel s’affiche, adressé au contact.

AFFECTER UNE TÂCHE AU CONTACT
1. Dans la fiche du contact » onglet Contact » groupe Communiquer.
2. Cliquer sur le bouton Affecter une tâche.
3. Une nouvelle tâche est créée.
4. Cliquer sur le bouton Affecter une tâche pour l’affecter au contact.

CONVOQUER LE CONTACT EN RÉUNION
1. Dans la fiche du contact  onglet Contact  groupe Communiquer.
2. Cliquer sur le bouton Réunion.
3. Une nouvelle réunion s’affiche, avec le contact comme participant.

LES TÂCHES

AFFICHAGE

Il y a plusieurs modes d’affichage possible pour les tâches dans Outlook 2007. Pour modifier cet affichage :

1. Ouvrir la liste déroulante Affichage actuel.

2. Sélectionner l’affichage désiré.

TÂCHES ET LISTE DES TÂCHES

Lorsque vous ouvrez le dossier Tâches, vous pouvez voir, dans le Volet de navigation, deux dossiers : Liste des tâches et Tâches.

Le dossier Tâches contient toutes les tâches que vous créez. Le dossier Liste des tâches contient également ces tâches, mais contient aussi les tâches que vous créez à partir de courriel, en cliquant sur l’icône

d’un message avec suivi. Ce type d’élément est représenté par un icône différent dans la Liste des tâches. L’emplacement de l’élément est également différent.