Outil collaboratifs
Cartographie des outils collaboratifs
Exemples d'outils collaboratifs
Catégories d'outils collaboratifs
Cartographie des outils collaboratifs
De la communication par e-mail aux plates-formes progicialisées, les multiples réalités du collaboratif.
Les systèmes de travail collaboratif poursuivent le vieux rêve de la rationalisation des interactions entre employés. A l'heure de la dématérialisation des échanges, le travail collaboratif naguère cantonné aux processus physiques (fabrication, etc.) s'est étendu depuis quelques années aux systèmes d'information.
L'un des tous premiers acteurs à se positionner sur ce terrain a été Lotus (depuis racheté par IBM) à la fin des années 1980 avec la célèbre suite Notes. Quinze ans après le lancement des premiers produits, les outils collaboratifs se sont généralisés, mais couvrent des réalités très diverses. Quoi de commun entre la communication par e-mail et la supervision / coordination de projets par le biais de véritables espaces de travail virtuel ? La cartographie suivante permet d'y voir plus clair.
En fonction de la richesse fonctionnelle qu'ils proposent, les applications de collaboratives peuvent être classées en quatre catégories, des systèmes les plus simples aux plus complexes :
Communication de premier niveau | ||||
Type de Solution | Exemples de solutions | Commentaire | ||
Messagerie | Exchange (Microsoft), Lotus Domino (IBM), Novell Groupwise et Oracle Collaboration Suite Email. | Cette première catégorie de solutions regroupe un panel de méthodes pour échanger des messages entre collaborateurs - en temps réel ou non, de façon ouverte ou fermée. | ||
Messagerie instantanée | Jabber (Open Source), Yahoo Messenger, AOL Instant Messenger, MSN Messenger (Microsoft). | |||
Forum/chat | phpMyChat et ChatZoneSuivante (Open Source). | |||
Mailing-list/lettre d'information | phpMyNewsLetter (Open Source), et OVH, E-mailing-fr et Spliolist (ASP). | |||
Partage de ressources | ||||
Type de Solution | Exemples de solutions | Commentaire | ||
Workflow/Gestion de formulaires | InfoPath (Microsoft), Portable Document Format (Adobe), VDoc Process (Axemble), W4, et OpenFlow et DCWorkflow (Open Source). | Les systèmes de partage de ressources permettent aux collaborateurs de mettre en commun des informations (documents ou données projets) afin de mieux travailler ensemble. | ||
Agendas/Gestion de tâches | Fonctions généralement prises en charge par les messageries. | |||
Moteur de recherche/ classification | Voir le panorama sur le sujet. | |||
Gestion de projet | Voir les panoramas : les outils Open Source et les outils propriétaires. | |||
Communication avancée | ||||
Type de Solution | Exemples de solutions | Commentaire | ||
Web meeting | Meeting Maker, NetMeeting (Microsoft), Meeting Center (Webex). | Ces outils assurent la gestion de réunions à distance, avec à la clef la possibilité d'échanger en temps réel des documents variés et la possibilité de s'appuyer sur des présentations (Powerpoint par exemple). | ||
Audio/vidéo conférence | Microsoft Conference Server, Gaim (Open Source), Polycom Office (Polycom). | |||
Partage d'applications/édition partagée | Environnements spécifiques (tableau blanc, etc.) ou intégrant des outils tiers (PAO, etc.), généralement inclus aux espaces de travail. | |||
Espaces de travail | ||||
Type de Solution | Exemples de solutions | Commentaire | ||
Solution collaborative intégrée | Voir le panorama qui sera publié vendredi 26 novembre prochain | Plate-forme modulaire progicialisée intégrant la plupart des fonctions décrites ci-dessus. | ||
Haut de page
Exemples d'Outils collaboratifs
Microsoft Office SharePointMicrosoft Office Groove
Lotus Quickr
Novell Collaboration
Haut de page
Catégories d'outils collaboratifs
Il y a plus de deux siècles, Adam Smith soulignait le rôle du travail collaboratif dans un fameux texte sur la "fabrique d'épingles" : dix ouvriers travaillant chacun de leur côté ne parviennent pas à produire plus de 20 épingles par jour et par ouvrier. S'ils se spécialisent chacun dans une étape de la fabrication, les cadences montent à 4 800 épingles par ouvrier et par jour.Problématique antédiluvienne
C'est là le principe même de la division du travail, "une problématique vieille comme le monde, et d'où découle en ligne directe la nécessité d'organiser les interactions entre les employés, de les faire collaborer et coopérer", confirme Serge Levan, consultant en management et en technologies du travail collaboratif chez Main Consultants. Toutes les entreprises de plus d'une personne font nécessairement du collaboratif, même si elles n'en ont pas toujours conscience.
L'entreprise a bien changé depuis l'époque où Adam Smith consignait par écrit ses observations : ce ne sont plus des épingles mais des informations qui circulent entre les salariés. "Les échanges se sont dématérialisés, et ils gagnent régulièrement en complexité", explique Serge Levan. Mais rien n'a changé du côté des décideurs : leur métier consiste toujours à améliorer la collaboration au sein de leurs équipes - en sus des décisions stratégiques. Depuis le début des années 1990, l'informatique est venue leur prêter main forte.
La révolution informatique ?
"Tout a commencé avec l'apparation de Lotus Notes à la fin des années 1980", explique Laurent Binard, PDG de Mediapps, et employé de Lotus à l'époque. "On doit le concept de TCAO (travail collaboratif assisté par ordinateur) à Ray Ozzie, un véritable visionnaire", qui est passé récemment dans les rangs de Microsoft. Aujourd'hui, toutes les entreprises - ou presque - utilisent des outils de TCAO. Certaines se contentent d'améliorer leur communication grâce à l'email, d'autres vont beaucoup plus loin en confiant la supervision et la coordination de leurs projets à un ordinateur.
Le travail collaboratif assisté par ordinateur rassemble une galaxie d'outils plus ou moins efficaces : tout au long de ce dossier, nous allons faire la distinction entre les produits utiles et ceux qui sont superflus. Mais avant de rentrer dans le vif du sujet, un petit arrêt par la case "typologie" s'impose, afin de donner une vision plus claire des quatre grandes familles d'outils de TCAO :
Les outils de communication de base.
Leur rôle est avant tout de faire circuler une information entre deux collègues. C'est l'outil "de première nécessité" d'après Serge Levan : les outils des trois autres familles répondent à un besoin plus particulier, même s'ils incorporent nécessairement des fonctions de communication. On dit que ces outils sont coopératifs : les deux employés qui communiquent avec cet outil n'ont pas toujours le sentiment de travailler dans un même but. On recense :
| - Le mail | |||
- Le chat | |||
- Le tableau blanc | |||
| - La visio-conférence | |||
| - L'Instant Messaging |
Les outils de travail partagé
Ils permettent à plusieurs personnes de travailler sur un même document ou sur une même application. (Le traitement de texte Word possède par exemple un outil qui permet d'annoter un texte pour proposer des corrections). Ce sont des outils de collaboration, puisque les différentes personnes qui les utilisent ont le sentiment d'avancer vers un but commun. Ces outils sont relativement peu employés. Leur utilisateurs sont souvent de grosses entreprises, mais de petites structures - comme les cabinets d'avocats - peuvent aussi y trouver un intérêt. On recense :
| - Le partage d'applications (exemple : plusieurs personnes travaillent sur le même plan de la future voiture d'un constructeur automobile) | |||
- L'édition partagée | |||
- Les forums et outils apparentés |
Les outils d'accès au savoir - ou de Knowledge Management
Si un employé a fait l'effort de créer un document, ou de développer une expertise, il peut faire gagner beaucoup de temps à ses collègues : pourquoi créer plusieurs fois le même document - ou développer plusieurs fois la même expertise - lorsqu'on peut les trouver ailleurs dans l'entreprise ? Il faut donc faire en sorte que tous les employés puissent accéder à ces informations. Les entreprises qui y ont recours sont souvent les grosses PME et les grands comptes. On recense :
| - Les bibliothèques | |||
- Les outils de peer to peer | |||
- Les portails | |||
| - La cartographie des compétences | |||
| - Les annuaires électroniques | |||
| - Les listes de diffusion | |||
| - Les FAQ | |||
| - Les WiKi (sortes de portails qui s'enrichissent grâce à la contribution des personnes qui les consultent) | |||
- Les moteurs de recherche |
Les outils de workflow
Ce sont sans doute les outils les plus spectaculaires. "L'intervention du logiciel ne se situe plus au niveau de l'information, de la communication ou de la collaboration, mais au niveau supérieur de la coordination", précise Serge Levan. Les workflows assistent le chef de projet dans le suivi de son projet, et permettent de contrôler et d'accélérer les interactions entre les contributeurs, les relecteurs et la personne chargée de la validation. Ces outils sont surtout utilisés par les grands comptes. On recense :
| - Les outils de synchronisation | |||
- Les outils de gestion des tâches | |||
- Les agendas partagés |
Haut de page
